Súmula 289 do TST e a fragilidade da ficha de EPI em papel

Toda empresa que fornece EPI tem algum tipo de ficha de entrega. A pergunta que importa é outra: essa ficha se sustenta quando é questionada?

Em uma reclamação trabalhista ou em uma perícia de insalubridade, o registro de entrega deixa de ser rotina administrativa e passa a ser prova. E prova frágil custa caro, porque transforma a defesa em uma discussão sobre a credibilidade do documento, e não sobre a gestão de segurança que a empresa de fato fez.

O que a legislação exige

Quatro referências formam a base dessa discussão:

• CLT, art. 166: a empresa é obrigada a fornecer, gratuitamente, EPI adequado ao risco e em perfeito estado de conservação e funcionamento.
• CLT, art. 167: o EPI só pode ser colocado à venda ou utilizado com o Certificado de Aprovação (CA).
• NR-6: entre as responsabilidades da organização estão orientar e treinar o trabalhador, exigir o uso, substituir imediatamente o EPI danificado ou extraviado e registrar o fornecimento, podendo adotar livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive biométrico.
• Súmula 289 do TST: "O simples fornecimento do aparelho de proteção pelo empregador não o exime do pagamento do adicional de insalubridade. Cabe-lhe tomar as medidas que conduzam à diminuição ou eliminação da nocividade, entre as quais as relativas ao uso efetivo do equipamento pelo empregado."

A súmula muda o foco da conversa. Não basta mostrar que o EPI foi entregue uma vez: é preciso demonstrar que existia gestão do uso, com entregas na periodicidade adequada, trocas quando necessário, orientação e fiscalização.

Por que a ficha de papel perde força em uma perícia

A ficha em papel não é proibida. O problema é que ela costuma acumular falhas que enfraquecem o seu valor como prova:

• Datas preenchidas em lote. Quando várias entregas aparecem com a mesma caligrafia e a mesma caneta, a ficha deixa de parecer um registro do dia a dia.
• CA ausente ou diferente do item entregue. Sem o CA, fica difícil demonstrar o atendimento ao art. 167 da CLT.
• Lacunas de periodicidade. Intervalos longos entre entregas de itens de troca frequente levantam a dúvida: o trabalhador ficou sem proteção nesse período?
• Rasuras, campos em branco e assinaturas ilegíveis.
• Documento difícil de localizar. O prazo para ajuizar uma ação trabalhista é de até dois anos após o fim do contrato, alcançando os últimos cinco anos de vínculo (Constituição, art. 7º, XXIX). Encontrar a ficha completa de um ex-colaborador anos depois, em arquivo físico, é um desafio comum.
• Troca de função sem atualização. Se o colaborador mudou de setor e de risco, a ficha precisa refletir os novos EPIs.

O que torna um registro confiável

Registro forte não substitui gestão

Nenhum sistema garante o resultado de um processo. O registro eletrônico fortalece a prova, mas precisa vir acompanhado do que a própria Súmula 289 pede: medidas que reduzam ou eliminem o risco. Na prática, isso inclui treinamento e orientação documentados, inspeções e DDS sobre uso correto, medidas de proteção coletiva previstas no PGR e substituição imediata do EPI danificado.

O que o registro faz é tornar essa gestão visível e verificável.

Checklist: teste a sua ficha hoje

1. Escolha cinco colaboradores ao acaso e tente montar o histórico de EPI dos últimos 12 meses de cada um. Quanto tempo levou?
2. Confira se o CA anotado na ficha corresponde ao item que está no estoque.
3. Verifique se as entregas acompanham a periodicidade definida para cada EPI.
4. Veja se as trocas de função geraram uma nova relação de EPIs.
5. Tente localizar a ficha completa de alguém desligado há dois anos.

Se algum desses passos travou, a sua ficha provavelmente também travaria em uma perícia.

Como a Multpex ajuda

Nas Vending Machines Multpex, no Armário Inteligente e no Balcão de Autoatendimento, a retirada só acontece depois que o colaborador se identifica por crachá RFID, biometria, reconhecimento facial ou senha. Cada movimentação fica registrada com data, hora, item e matrícula no Multpex OS, que mantém a ficha de EPI digital com trilha de auditoria.

As regras de retirada por função, com limites e ciclos configuráveis, ajudam a manter a periodicidade correta. E quando chega uma auditoria ou um processo, o histórico de qualquer colaborador está a poucos cliques.

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Próximo passo

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Conteúdo informativo. Para casos concretos, consulte o SESMT e a assessoria jurídica da empresa.